Hoe schrijf je een succesvolle nieuwsbrief die vaker gelezen wordt? Volg deze 7 stappen!

Binnen je marketingstrategie is een nieuwsbrief gebruiken een slimme zet. Het is een effectieve manier om contact te maken met je doelgroep en ontwikkelingen binnen je organisatie onder de aandacht te brengen. Echter krijgen we dagelijks tientallen al dan niet honderden e-mails binnen en kan het moeilijk zijn om eruit te springen in de inbox. Hoe zorg je ervoor dat jouw nieuwsbrieven vaker geopend en gelezen worden en niet gelijk in de spam of prullenbak terechtkomen? Na dit stappenplan heb jij een succesvolle nieuwsbrief!

1. Kies het juiste mailingprogramma

Voordat je begint met het opstellen van je nieuwsbrief gaan we eerst nog een stapje terug en begin je met het kiezen van de juiste e-mailmarketingsoftware om je nieuwsbrief in op te maken. Kies een mailingprogramma waar je gemakkelijk in kan bewerken, (persoonlijke) elementen kan toevoegen en data in kan terugzien. Ook is het belangrijk dat je de nieuwsbrief op verschillende devices kan previewen aangezien 85% van de gebruikers hun smartphone gebruiken om e-mails te checken. Kies de tool die het beste past bij jouw wensen en organisatie. Bekijk bijvoorbeeld de mailingprogramma's MailChimp, MailerLite en Autorespond. Deze zijn zelfs gratis tot een bepaald aantal contacten of bieden een gratis proefmaand.

2. Bepaal het doel van de nieuwsbrief

Bepaal vervolgens het doel van de nieuwsbrief. Waarom maak je een nieuwsbrief en wat wil je bereiken bij de ontvanger? Wil je informeren, amuseren, tot actie aanzetten of juist overtuigen van bijvoorbeeld een product? Dit hangt ook af van de doelgroep die je wilt benaderen en welke content je wilt delen. Als je geen doel voor je nieuwsbrief bepaalt, is de kans groot dat de boodschap niet aankomt en je nieuwsbrief geen resultaat oplevert. Maak dit dus zo helder mogelijk voor jezelf. Om je doelstellingen te meten kun je gebruiken maken van KPI's (key performance indicators). Bijvoorbeeld de CTR (clickthrough rate) of conversiepercentage.

3. Bepaal de doelgroep en hun behoefte

Één van de belangrijkste stappen voor een succesvolle nieuwsbrief is het bepalen van de doelgroep en het analyseren van hun behoeftes. Dit is van belang om jouw boodschap middels de juiste tone of voice zo goed mogelijk over te brengen op de doelgroep. Die juiste tone of voice vinden is belangrijk omdat de doelgroep zich dan sneller aangesproken voelt en je boodschap en bedrijf herkennen. Gebruik daarnaast gesegmenteerde e-mailcontactlijsten. Niet iedere insteek van je nieuwsbrief past namelijk bij dezelfde doelgroep.

Bepaal je doelgroep(en) op basis van bijvoorbeeld de volgende kenmerken:

• Leeftijd
• Geslacht
• Werkveld/beroep
• Woonplaats
• Interesses
• Koopgedrag

Om je doelgroep beter te definiëren kun je niet zonder een buyer persona.

4. De inhoud van je nieuwsbrief

Begin met een pakkende kop die de lezer verleid tot het openen en lezen van de nieuwsbrief. Houd deze kort en bondig en gebruik een actiewerkwoord zoals “ontdek”, “download” of "maak”. Spreek daarnaast de lezer persoonlijk aan door bijvoorbeeld “Hey Anna” of “Beste Peter". Hierdoor krijgt de lezer het gevoel alsof de nieuwsbrief speciaal en alleen voor hen is bedoeld. Je mailprogramma zou het mogelijk moeten maken om de persoonlijke aanhef te automatiseren. Dit voorkomt dat je elk persoon de nieuwsbrief handmatig moet sturen.

Bepaal dan de inhoud van je nieuwsbrief. Speel in op actualiteiten en laat de nieuwste ontwikkelingen zien binnen je organisatie. Houd de informatie kort en bondig en sluit af met een CTA (Call To Action). Als het doel is om mensen tot actie aan te zetten met je nieuwsbrief, is het belangrijk dat je deze actie ook mogelijk maakt. Deel bijvoorbeeld een webinar waar mensen zich kunnen inschrijven of een download die ze via een CTA-button kunnen downloaden. Maak de tekst in de CTA-button actief. Bijvoorbeeld “ontdek meer over buyer persona's” in plaats van “download”.

5. Breng structuur aan

De volgende stap is het aanbrengen van structuur in de inhoud van je e-mail om de leesbaarheid te bevorderen. Zet de belangrijkste informatie bovenaan en gebruik alleen visuals die de boodschap echt ondersteunen. Eén beeld zegt namelijk meer dan 1000 woorden, dus het zou zonde zijn als je visual de verkeerde boodschap overbrengt.

Maak gebruik van (klikbare) titels, tussenkopjes, afbeeldingen en eventuele opsommingstekens en zorg dat de verhouding tussen deze elementen klopt. De aandachtsspanne van mensen is namelijk gemiddeld maar 8 seconden, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat lezers geboeid blijven en niet snel afhaken. Zorg ervoor dat mensen niet al te veel moeten scrollen of moeite moeten doen om de boodschap te begrijpen. Vermijd lappen tekst of te grote afbeeldingen om de leesbaarheid te bevorderen. Houd daarnaast in de opmaak van je nieuwsbrief de huisstijl van je organisatie aan en gebruik eventueel een template om de lay-out te bepalen. Dit zorgt tevens voor herkenning bij de doelgroep.

Zet in de footer van je nieuwsbrief altijd je contactgegevens, website en socialmediakanalen neer waar je mensen naartoe verwijst. Zorg ook voor een opt-out mogelijkheid waar lezers zich te allen tijde kunnen afmelden van de mailing list. Dit laatste is zelfs wettelijk verplicht.

Je nieuwsbrief zou er qua structuur dus bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

1. Titel
2. Introductie
3. Visual
4. Tussenkop
5. Bodytekst
6. CTA
7. Afsluiting en handtekening
8. Footer

6. Klaar voor verzending

Voordat je je nieuwsbrief verstuurd raden we aan om eerst een test-email naar jezelf en collega's te sturen. Het zou zonde zijn als je na het verzenden ontdekt dat er fouten in de nieuwsbrief zaten. Om dit te voorkomen kun je het beste de e-mail ook door een collega laten lezen die er een frisse blik op kan werpen. Vergeet ook niet te controleren hoe de nieuwsbrief er op mobiel uitziet. Als het goed is kun je dit al zien bij het opstellen van je nieuwsbrief in je mailprogramma.

Als je nieuwsbrief goedgekeurd is kan deze verzonden worden. Hierbij kan de timing het verschil maken op hoe de nieuwsbrief ontvangen wordt. In de ideale situatie verstuur je de e-mail op een moment dat de ontvanger online is en nog weinig nieuwe mails in de inbox heeft. Echter verschilt deze verzendtijd per sector, branche en individu. Het is dus een kwestie van testen en verschillende verzendtijdstippen uitproberen, maar over het algemeen is te stellen dat donderdag de populairste verzenddag is in zowel de B2B- als B2C-markt. In de B2B-markt worden de meeste mails om 06:00 en 08:00 verstuurd waarbij de hoogste CTR juist om 22:00 is. Kijk voor jezelf wanneer je nieuwsbrieven het meeste resultaat opleveren.

7. Analyseer!

En tot slot: vergeet vooral niet nadat je de nieuwsbrief hebt verstuurd, naar de data te kijken en te controleren hoe deze wordt ontvangen. Waar klikken mensen op? Hoe hoog zijn de open en bounce rate? Schrijven veel mensen zich uit? Dit zijn waardevolle gegevens die je mee kan nemen bij het maken van je volgende nieuwsbrief. Het is (zeker in het begin) een kwestie van testen en finetunen om uiteindelijk de gewenste resultaten te behalen. Doe bijvoorbeeld A/B-testen om te analyseren welke elementen wel of niet werken om ervoor te zorgen dat je e-mail geopend wordt. In sommige gevallen werkt het bijvoorbeeld om een emoji in de onderwerpregel toe te voegen, waar het in andere gevallen juist afschrikt en niet professioneel overkomt. Of gebruik verschillende teksten in je CTA-buttons om de klikratio te testen. Experimenteer!

Aan de slag

Aan de hand van dit stappenplan zou je nu meer structuur in de opzet van je nieuwsbrieven moeten krijgen en kun je deze beter laten aansluiten op je doelgroep. Ga verder aan de slag met het uitwerken van je e-mailmarketingstrategie en succes met het opzetten van je nieuwsbrief! Heb je je nieuwsbrieven al op orde? Dan is het nu tijd om je e-mailstrategie aan te passen op de customer journey. Met behulp van de cheatsheet die is ontwikkeld door ons marketinglabel SendtoDeliver, kun jij ervoor zorgen dat jouw e-mails met de meest relevante content, op het juiste moment, naar de juiste persoon worden verstuurd.